Dokumentasjon av prosesser ved implementering av en prosess tilnærming i sektoren

Med introduksjonen av prosessen tilnærming en av etappene er å dokumentere prosesser. Dette er en av de milepæler for gjennomføring, og i realiteten er det en veldig lang og arbeidskrevende prosess som krever mye tid og krefter. I enhver organisasjon, et stort antall prosesser, og mange av dem er svært tvetydig. Dette har ulike prosesser i tjenestesektoren organisasjoner.

Vurdere beskrivelse og dokumentasjon av service prosesser på eksempel på et konsulentselskap som spesialiserer seg innen kvalitetsstyring og statistisk analyse.

For å beskrive og dokumentere klargjøringsprosessen kan bruke ulike midler: kartleggingsforhold, flytdiagram, et flytdiagram, tilordner prosessen et nettverk plan , etc.

Før du begynner å spore en detaljert prosess flytskjemaer, ofte behov for å skape et mer generelt bilde av hvem som er involvert i prosessen og hvordan de samhandler med hverandre og med omverdenen. Dette er spesielt viktig når et stort antall deltakere involvert i prosessen. Og i dette tilfellet, kan det være svært vanskelig å organisere de enkelte trinnene i prosessen. Tegnesammenkoblinger kort - det første trinnet i dette arbeidet.

For å bestemme samspillet må forstå prosessen. For prosessen med å tilby tjenester konsulentselskap som spesialiserer seg innen kvalitetsstyring og statistisk analyse av sekvensen av handlinger er som følger:

1) Kunden legger inn en bestilling for et prosjekt i konsulentavdelingen, gi informasjon i sin besittelse,

2) konsulentavdelingen sender ordren, og opplysningene i markedsføring og planavdelingen;

3) markedsføring og planavdelingen analyserer dataene og be om nødvendig informasjon fra leverandøren, og deretter utvikler en prosjektplan og sender det til kunden for godkjenning og deretter til ekspert avdelingen;

4) Expert separeres basert på de mottatte dataene og utvikler plan layout utkast som er godkjent på klienten;

5) godkjennelse av oppsettet er gjort om til et ferdig prosjekt (ekspert avdeling) og sendes til kvalitetsavdelingen for å vurdere samsvar;

6) kvalitetsavdelingen sender det ferdige prosjektet rådgivning avdeling;

7) Advisory avdeling gir prosjektet til klienten, som vurderer kvaliteten på utførte tjenester;

8) Det ferdige prosjektet sendes tilbake for revidering om nødvendig.

Dermed blir prosessen av konsulenttjenester selskap som spesialiserer seg på kvalitetsledelse og statistisk analyse er helt i tråd PDCA syklus [3].

Å konstruere kartene relasjoner er nødvendige for å definere innganger og utganger av prosessen. I dette tilfellet, inngangene er: kunder, ansatte, informasjonsressurser, programvare, infrastruktur, kontorutstyr, metoder og teknikker, ny teknologi. For utganger - klar til å tjenestekvalitet (design, rådgivning, etc.) kostnader.

Den neste byggetrinn av kartet forholdet er å finne interessenter: kunder, avdelinger og den enkelte ansatte, leverandører, dvs. alle de som deltar i eller innflytelse på ham.

For å bestemme deltakerne i prosessen med å tilby tjenester som er nødvendige for å analysere alle selskapets avdelinger, ressurser, leverandører og velge det riktige for deltakelse i prosessen. Dermed har følgende interessenter er identifisert: kunder, rådgivning avdeling, markedsføring og planavdelingen, informasjonsleverandører, rådgivende avdeling, kvalitetsavdeling.

Etter at ved sammensetning av de potensielle deltakere i prosessen for å bestemme hvilken type av vekselvirkning mellom dem. For å gjøre dette, sett pilen systemet.

kart relasjoner bygget på grunnlag av ovennevnte.

Så, basert på alle de ovennevnte, kan vi konkludere med at prosessen - gjennomføring av en sekvens av funksjoner (arbeid, drift), med sikte på å skape et resultat som har verdi for kunden.

Prosesser bør være:

- kontinuerlig, konsistent, dokumentert,

- rettet mot etableringen av resultatet som har verdi for kunden,

- styrt, det vil si, forutsatt at de punkter, metoder og midler for kontroll,

- rasjonelt anordnet for å hindre de "retur" eller overskytende og ineffektiv drift - er utstyrt med informasjon overføringskanaler og så videre.

Snakker om rollen til prosessen tilnærming til kvalitet styringssystem, bør det bemerkes at rollen av prosesser i ethvert system er stor nok. Siden SMC er underlagt styring - selskapet skal kontrollere alle prosesser knyttet til den.