Kontorleder. Offisielle plikter

I stillingen som "Office Manager" ser de fleste arbeidsgivere en ansatt som utfører et ganske bredt spekter av ansvarsområder. Formålet med å introdusere denne enheten i bordplaten er å sikre kontorets uavbrutt drift eller til og med flere tjenester som er ansvarlige for dette. Hvis du ikke trenger en vanlig sekretær, svarer på samtaler, aksepterer e-post og besøkende, så er selvfølgelig en kontorleder en leder, siden denne ansatte trenger visse krefter og autoritet. Uten dette vil han ikke kunne utføre de plikter som er tildelt ham.

Som en del av hovedoppgaven må listen over ansvar som en kontorleder må utføre, dekke minst fem områder. Samtidig bør det forstås at kontoret ikke er et rom hvor sjefen sitter, men et sted der administrative og ledelsesmessige funksjoner fortsatt utføres. Derfor vil kvaliteten og tidspunktet for implementeringen avhenge av hvordan arbeidet til kontorleder skal bygges.

Ledelsesoppgaver. De inkluderer planlegging av arbeidet på kontoret, organisering av strukturen, styring av ansatte, innføring av bedriftskultur, utvikling av en politikk for kommunikasjon med motparter og overvåkning av overholdelse.

Administrative funksjoner. De dekker organisering av kontorarbeid, etablering av relasjoner mellom tjenester, distribusjon av kontorlokaler mellom ansatte.

Bedriftsansvar . Kontorlederen skal organisere kjøp av kontorutstyr, kontor, forsyninger, husholdningsutstyr. I tillegg må det sikre rensing av kontorlokaler, vedlikehold av kontorutstyr, rettidig betaling av bruksregninger, leie, etc.

Kontrolloppgaver . Dette aktivitetsområdet omfatter gjennomføring av revisjoner, revisjoner, oversikt over materielle eiendeler, dokumentasjon.

Rapportering. De inkluderer utarbeidelse av rapporteringsdokumenter (informasjon) for lederen.

Avhengig av organisasjonens størrelse kan denne ansatt være en egen eksekutor med lederskapskrefter (for små bedrifter), og kan lede en hel tjeneste. Samtidig burde organisasjonshode forstå at ønsket om å universalisere ansatte, som påfører sine plikter ting som faller innenfor andre tjenesters kompetanse, ikke alltid er berettiget. For eksempel, ikke last inn en slik ansatt med regnskap, personell ledelse, etc. Slik blanding har vanligvis negativ innvirkning på arbeidets kvalitet. Årsaken til dette ligger i det faktum at disse oppgavene er mye bredere enn ansvaret for å sikre kontorets arbeid, de gjennomsyrer hele organisasjonen som en helhet. Derfor skal kontorlederen legge vekt på arbeidserfaring og ferdigheter i de fem ovennevnte aktivitetsområdene, i stedet for å spre dem til for mange ulike oppgaver, ofte ikke relatert til vedlikehold av kontorer. Samtidig bør en arbeidsgiver som er på utkikk etter en kvalifisert medarbeider i dette feltet ikke glemme hvorfor denne medarbeider er nødvendig for ham, og ikke fremsette overflødige, ikke-kjerne krav.