Memo: The Case of. Making memo

På de interne dokumentene i organisasjonen vet mange ansatte bare av hearsay - memorandene er forvirret med tjenesten og gjør feil. Dette krenker den grunnleggende funksjonen til slike dokumenter - offisiell kommunikasjon i teamet, noe som fører til umuligheten av samordnet arbeid. Det er derfor spørsmålet om å lage et notat, dets forskjeller og likhet med andre papirer, blir spesifikasjonen av skrivingen presserende.

terminologi

Et servicemeddelelse er et kommunikasjonsmiddel mellom tjenestemenn, strukturelle divisjoner. Noen ganger er det definert som et dokument om ytelsen til en hvilken som helst oppgave / jobb, selv om det kan ha et annet tegn. Prøvene som vil bli diskutert i denne artikkelen, gjenspeiler bare det mulige innholdet i notatet.

Offisielt inneholder ikke klassifiseringen av styringsdokumenter informasjon om et slikt papir som et notat. Et eksempel på hvordan man skriver det er ikke gitt, men dette negrerer ikke det faktum at et slikt dokument er utbredt i arbeidsområdet for en rekke årsaker.

Grunner til å bruke

Et servicenotat er kjent som et ofte brukt støttedokument. Det har ansvar for å sikre kommunikasjon mellom elementene i arbeidssystemet, det vil si ansatte. Hvorfor er et slikt dokument så populært? Mange arbeidsmomenter kan og bør løses uten inngrep av ledende stillinger - dette viser autonomi og effektivitet av avdelinger autonomt og som et system som helhet.

funksjoner

Forskjellen fra det ovennevnte memorandum er at sistnevnte innebærer en appell til høyere tjenestemenn, og et notat, et eksempel som vil bli vurdert nedenfor, danner en forbindelse på et horisontalt nivå. Det kan være et anrop til administratoren til en annen avdeling eller lederen til en annen enhet. I noen av tilfellene, mens de nevnte personer har tilsvarende stillinger, er det mulig å snakke om notatet. Når det er ulikhet, bør et notat utarbeides . Noen av eksemplene som presenteres her, kan være tvetydige, årsakene til dette vil bli diskutert senere.

Omfanget av servicenotater

Vanligvis er notater skrevet om problemene med å gi: informasjon, økonomisk, logistisk eller organisatorisk. Ofte kan et notat inneholde en forespørsel eller et forslag. Hver av de strukturelle elementene er vanligvis et av prioriterte temaer og relaterer seg til området der elementet selv virker.

registrering

Registrering av notatet utføres på samme måte som registrering av rapporten. Følgelig endres kun innhold. Registrering av servicemerker er regulert av GOST. Dette gjør det mulig å opprettholde enhet for registrering av alle ledelsesdokumenter.

Et eksempel på hvordan du skriver et notat:

Informasjon og teknisk avdeling ( øverst på siden, til venstre )

Til sjef for sikkerhetstjenesten ( øverst på høyre side ) Lyubchenko RL

OFFISIEL MERK

09/14/2015 № 11

Fredag 17. 09. 2015 vil bli erstattet av materiell og teknisk base. I denne forbindelse ber jeg om å gi tilgang til følgende ansatte i organisasjonen av PE "AMIR" for utførelsen av disse verkene:

1. Andeneko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Avdelingsleder ( på venstre side ) _response_ Antipov RD ( på høyre side)

Utformingen av notatet antyder et typisk arkformat - A4.

fordeler

I hovedsak, den analoge talebeskjeden, har notatet flere fordeler enn vanlig arbeidskommunikasjon:

• Bevaring skriftlig;
• Offisiell dokumentasjon;
• Convenience i tilfelle overføring av komplisert informasjon;
• Evnen til å sende en melding til flere personer samtidig.

Logisk konsekvensene som følger av dette:

• Mulighet for å bekrefte / motbevise enhver erklæring;
• Klar formulering av oppgaven og dens presise gjennomføring;
• Aktualitet i gjennomføringen;
• Arbeidseffektivitet.

karakter

Skrive et offisielt notat kan ha følgende karakter:

• Informasjon (kommunikasjon, melding, orientering, etc.);
• Initiativ (forespørsel);
• rapportering.

Tjenesten notatet, som er gitt ovenfor, er av informasjonsmessig karakter, siden lederen av en avdeling melder den andre om den kommende arbeidets arbeid, i tillegg gir en enkel orientering om hva han er forpliktet til å gjøre.

De to siste elementene er ofte side om side: et memorandum er et svar på et initiativ (forespørsel).

struktur

La oss vurdere hvordan du skriver et offisielt notat på grunnlag av dette eksemplet. Så dette dokumentet må inneholde:

• Behovet for adressaten (i dette tilfellet ble denne rollen utført av sikkerhetssjefen);
• Navnet på dokumentet (tilsvarende påskriften var umiddelbart før teksten);
• Dato for dokumentet;
• tekst;
• Nødvendig og underskrift av adressaten (leder av informasjonsavdelingen).

Teksten kan i sin tur også fordeles langs strukturen. Det er sant, det er mye mer betinget:

1. Den første delen definerer grunnlaget og motivet for skriving. Et servicenotat, hvorav en prøve ble presentert ovenfor, forklarer forespørselen i første setning.
2. Den andre delen gjenspeiler essensen: I eksemplet går det etter ordene "i forbindelse ...".
3. Tredje delen er endelig. Det kan inneholde en faktum, et forslag eller en forespørsel.

Et servicenotat, et eksempel som hjelper oss med å forstå regler for design, kobler den andre og tredje delen til en. Separasjon blir mer merkbar i komplekse notater. Den tredje delen vises nødvendigvis i svardokumentene.

stilisering

Selv om det for dette papiret er tillatt et gratis format, så vel som for alle andre ledelsespapirer, for å vite hvordan du skal skrive et offisielt notat, må du fritt uttrykke dine tanker i en forretningsstil, for når du utarbeider noen form for dokumentasjon, er det den som blir brukt.

typer

Servicemerker har ikke en klar klassifisering, men samtidig kan de deles betinget i typer.

For eksempel er det et notat:

• Om økningen;
• For oppkjøpet;
• Ved avbestilling, etc.

Hver art har sin egen spesifikasjon av stavemåte. For en bedre forståelse av hvordan man skriver et notat, vil også eksempler bli gitt.

Om økningen

Det kan være behov for et kontornotat om økt lønn for ansatte som anser at de ikke får tilstrekkelig monetær kompensasjon for sitt arbeid. Det er logisk at først og fremst vil de vende seg til sjefen deres - de vil skrive et memorandum.

Et kontornotat av denne typen er skrevet av lederen av avdelingen for arbeidstaker adressert til instituttleder. Noen ganger er dette også ansvaret for human resources avdelingen. Deretter er det først og fremst snakk om kommunikasjonsavdelingen til den ansatte, som ønsker å motta en større lønn og personellavdelingen. Årsakene til lønnsøkningen (endring i arbeidskraft, kvalifikasjoner til arbeidstakeren, etc.) må nødvendigvis inneholde et offisielt notat.

Prøven presenteres nedenfor.

Materials Accounting Department

Generaldirektør for statlig virksomhet "Agro Darina" Aninikova G.L.

OFFISIEL MERK

04/09/2013 № 45

St. Petersburg

På økende lønn Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna jobber i PE "Agro Darina" siden 4. mars 2011 i stillingen som den ledende spesialisten av materialregnskapsavdelingen. Hun er en kvalifisert mester i håndverket, og viser høy arbeidsproduktivitet, punktlig, obligatorisk og utøvende. Under mitt arbeid fikk jeg ikke en enkelt disiplinær straff. I forbindelse med det ovennevnte ber jeg deg om å øke lønnen Furmanets Galina Viktorovna fra 23 000 rubler til 25 000 rubler.

Leder av avdeling for regnskapsføring av materiale betyr_certification_Galkin S.A.

Økningen betyr ikke bare en økning i arbeidslønn, det kan også bety et trekk til en høyere stilling. En kontormeddelelse om forfremmelse er også skrevet av instituttleder.

Dette er en viktig kommentar: Det samme servicenotatet til regissøren, det vil si, et notat fra underordnet hodet betraktes som en rapport.

Avdelingsleder kan anbefale en underordnet å øke basert på:

• Forbedring av hans kvalifikasjon;
• Videregående opplæring (første / sekund);
• Erfaring og arbeidserfaring;
• For fremragende tjenester.

Årsaker bør angis direkte i notatet. For eksempel, det neste.

Institutt for materiell og teknisk støtte

Generaldirektør for PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

OFFISIEL MERK

02/19/2001 nr. 15

Moskva

På oppgangen i stolpen av Belousova Yu. O.

Belousova Julia Olegovna jobber i PP "Netflix" siden 7. januar 1999 som administrator for logistikkavdelingen. Hun er en kvalifisert ekspert på sitt felt. Medarbeider er ledende og ansvarlig, har høy arbeidsevne og utholdenhet i stressende situasjoner. 15. februar 2001 mottok en mastergrad i regnskap og revisjon. I forbindelse med dette, anbefaler jeg Yulia Belousova å heve til stillingen som senior administrator.

Leder av Institutt for Material og Teknisk Support_Elchinins underskrift P.L.

Å kjøpe

Ved kjøp betyr reparasjon eller utskifting av utstyr. Servicenotatet for oppkjøpet er skrevet av avdelingen, som trenger oppdatering av materialet og den tekniske basen.

Et servicenotat, hvorav en prøve er presentert nedenfor, ble utarbeidet for kjøp av en datamaskin.

Human Resources Department

Til leder av IT-avdelingen i OOO "Epam" Penkov DM

OFFISIEL MERK

11/12/2009 nr. 4

Kharkov

På reparasjon (erstatning) av datamaskinen

Jeg vil gjerne informere deg om at fra og med 6. november 2009 krasjer en medarbeider i HR-avdelingen Mashkina Tatyana Evgenievna, en senior administrator, jevnlig på en PC.

I forbindelse med ovennevnte årsak, vær så snill å reparere eller erstatte denne PCen så snart som mulig.

Leder av personellavdelingen _signature_ Chistenko V.T.

ferie

Servicemelding ferie her innebærer ikke i form av å komme på en velfortjent hvile, men ringer en medarbeider fra ferie, er skrevet av instituttleder, der den aktuelle medarbeider er oppført. Det indikerer årsaken til tilbakekallingen. Dokumentet sendes til lederen av selskapet / organisasjonen, han må i sin tur skrive et svar - samtykke eller avslag.

Følgende er et eksempel på et slikt notat med svaret.

Det har jeg ikke noe imot

Personaleavdeling for å utarbeide nødvendige dokumenter__Sergei 03/21/2014

Til generaldirektør for PE "Aukro" Sergey V.P.

OFFISIEL MERK

03/21/2014 nr. 1

Med tanke på sykdommen til Tatyana Morozova, senioransvarlig for regnskaps- og revisjonsavdelingen, foreslår jeg å innkalle revisor Pavel Matveichuk fra permisjon 22. mars 2014.

Leder av regnskaps- og revisjonsavdeling _signatur_ Marinina R.A.

Det skal bemerkes at i tillegg til å skrive og motta en oppløsning på servicenoten, er det fortsatt nødvendig å få samtykke fra den ansatte selv for å trekke seg fra permisjonen. Det må også formelt dokumenteres. Derfor er notatet bare den første fasen av denne prosessen.

Om bonuser

Et servicemeddelelse på bonuser er skrevet når hodet ønsker å oppmuntre arbeidstakeren til produktivt arbeid. Fra ansattes perspektiv er bonusprosessen enkel, for sjefen, spesielt hvis organisasjonen ikke har en bonusavsetning og foretrekker å gjøre uten den, blir det mye mer tidkrevende. Men et av stadiene av denne prosessen vil i alle fall være å skrive et offisielt notat.

Først og fremst må du studere spesifikasjonen av bedriften i denne forbindelse - hver av selskapene har egne bonusforhold. Disse kan være spesifiserte saker når en ansatt ikke kan tildeles (disiplinære sanksjoner, administrative brudd osv.), Kilder til premier og lignende. Etter omhyggelig studium kan du gå videre til skrive.

Tjenesten notatet på bonuser må nødvendigvis inneholde grunnene til at avdelingsleder mener at arbeidstakeren bør oppfordres. Hvis bonusavsetningen har klare poeng, der det er angitt, hvilken oppmuntring er det som skyldes, er prosessen mye enklere. Sjefen trenger bare å varsle direktøren om oppfyllelsen av slike og slike og slike punkter. Da er dette et varsel. I et annet tilfelle foreslår instituttleder bare å oppmuntre arbeidstakeren og selv bestemmer beløpet av bonusen - igjen, gitt systemet med materielle insentiver for organisasjonen.

Det er interessant at offisielle notater på bonuser ofte tilskrives rapportene - som de er skrevet i navnet på en høyere rang. Et lignende dilemma oppstår også med notater om tilbakekalling fra permisjon, økning, etc.

Å skrive av

Tjenestemerker om avskrivning av materialer er nødvendige når eiendommen er skadet eller materialet og den tekniske basen er utelatt. Denne typen dokumenter er nært knyttet til notatene ved oppkjøpet og ligner på spesifikasjonen. For eksempel er notatet også skrevet av avdelingshode med det ovennevnte problemet til avdelingen som arbeider med den bortskjemte eiendommen (som i eksempelet om datamaskinen: klagen gikk til informasjonsavdelingen).

Nedenfor er et eksempel på et slikt notat.

Informasjonsteknologi Avdeling

Til sjef for kontroll og revisjon av LLC "Troyanda" Sukhorukov D.D.

OFFISIEL MERK

01/22/2006 nr. 42

Kiev

Når du skriver av datamaskinen

Jeg vil informere deg om at den elektroniske datamaskinen, som eies av informasjon og teknisk avdeling, for tiden er foreldet og ikke er i stand til å beregne kapasiteten tilstrekkelig til full drift av denne avdelingen.

I forbindelse med den ovennevnte grunnen, skriv ut ovennevnte eiendom som foreldet og varsle innkjøpsavdelingen om behovet for å fylle ut materialet og den tekniske basen.

Leder av informasjon og teknisk avdeling _signatur_ VT Chashchenko.

Separasjon av servicemerker etter type

Alle de ovennevnte eksemplene kan deles inn i to typer:

• Et notat om ansatt, regissøren;
• Et notat til en avdeling.

Når det gjelder dilemmaet til det første punktet, er det allerede nevnt i denne artikkelen. Til tross for at informasjon, hvordan man skriver en offisiell notat til regissøren, florerer, så vel som eksempler og eksempler på skriving, er dette i utgangspunktet ikke helt sant. Et slikt prinsipp kan bare brukes i bedriftsorganisasjoner, der alle avdelinger er like, og det er ingen sjef. Deretter blir notater mellom avdelinger automatisk blitt offisielle, ikke rapporterbare. I alle andre tilfeller anbefales det sterkt at når du skriver notater om tilbakekalling av en ansatt fra permisjon, på hans bonuser, avskedigelse, forfremmelse på kontoret, bruk navnet på dokumentet "Memorandum". Andre krav til skriving forblir de samme.

Til tjenestens notater inkluderer avdelingene alle andre eksempler - om avskrivning, ved oppkjøp, etc. De gir en mer korrekt ide om essensen av servicemerker: Kommunikasjon mellom tilsvarende avdelinger, som ikke krever administrasjonsintervensjon.

lagring

Notater knyttet direkte til den enkelte arbeidstaker, er lagret i deres personlige anliggender. Alle de andre er sendt til selskapets arkiver.

Originaler notater kan være nødvendig ved testing organisasjon ved høyere myndigheter: de gir detaljert informasjon om den interne driften av selskapet, samspillet av de strukturelle elementene.

Også notater, som offisielle dokumenter, kan være bevis eller motbevis i forhandlingene i alle fall.

Som andre saksdokumenter, kan huskelapper betraktes som et slags supplement til de utenlandske selskapet poster.

Hyppig bruk av notater fungerer som et kriterium for å vurdere den generelle stemningen i selskapet og dets ansatte for sosiologer, markedsførere, psykologer arbeider organisasjonen ansatte.

Half virksomhet, halv freestyle tegne notater viser tydelig kontekstuelle relasjoner i arbeidsstokken. Spesielt interessant er dokumentasjonen ikke er mellom avdelinger, og mellom de enkelte medlemmer av avdelingene - det er sjeldnere og derfor mer synlig.