Utvalget av saker. Rekkefølgen av formasjons

Alle dokumenter etter deres utførelse skal grupperes i saken. Begrepet "business" i samsvar med GOST 51141-98 skal forstås et enkelt dokument eller sett av dokumenter som er knyttet til en bestemt retning av organisasjonen og plassert i en mappe under særskilt omslag. For riktig formasjon, oppbevaring og registrering av saker i hver organisasjon må årlig (tar hensyn til endringer i det ytre og indre miljø) komponent Terminologi Departementet, som er avgjørende for en rask søk av dokumenter.

Når danner saker av hvilken som helst andel bør styres av kravene til enhetlig tilstand protokollføringssystem. De viktigste bestemmelsene er nedfelt i GOST 51141-98, de viktigste dokumentene i Archives Institutt for den russiske regjeringen, retningslinjer arkivere organer, lister over dokumentarmateriale. Det er viktig å overholde vilkårene for lagring av dokumenter og filer. Hvis en organisasjon med en kompleks struktur og mange funksjoner i hver avdeling og på tvers av organisasjonen søke ensartede prinsipper for organisering dokumenter, dannelse og indeksering tilfeller. Derfor Nomenklatur avdeling personale, god service, en annen strukturell enhet bør eller organisasjonen formes tar hensyn til kravene i normative dokumenter.

På det første trinnet er å identifisere problemer og kategorier av dokumenter, som må inneholde Nomenklatur enhet eller organisasjon tilfeller. Vi bør gå videre fra behovet for å dekke hele mengden av dokumentasjon hvordan du oppretter og mottar. Når du ser de nye spørsmål som ikke dekkes av nomenklatur, er det nødvendig å gjøre tilføyelser. Form Affairs nomenklaturen bør tillate betimelig oppdatere den. Derfor, når de indekserer Departementet skal gi mulighet for nye indekser og inkluderer erstatte tidligere tildelte indeksene allerede dannet tilfeller. Passerer uferdige saker overført til neste år spenner fra bevaring av det opprinnelige antallet.

Tittel på hvert enkelt tilfelle må være klart og fullt avslørt sammensetningen av saken og innholdet i dokumentene som er plassert i denne mappen. På en mappe må spesifiseres indeksen og holdbarheten på saken. Konsolidering av tilfellene blir utført på grunnlag av den nominelle, for eksempel ordre, protokoller, instruksjoner og så videre. Tilfeller kan konfigureres i detalj, for eksempel, korrespondanse med en viss reporter, korrespondanse for tilførsel av råstoff, korrespondanse med reportere, kombinert på en territoriale basis, og så videre.

Når gruppering dokumenter bør ta hensyn til når det gjelder deres lagring. Kan ikke kombineres i ett tilfelle dokumenter av midlertidig og permanent lagring eller forskjellige lagringsperioder. Det er ikke tillatt å ta med i utkastet avtale, irrelevante dokumenter eller kopier alternativer multiplisert. I dannelsen av saker bør kontrolleres i nærvær av alle dokument signaturer og riktig klaring.

Indeksering Affairs og prioritert rekkefølge bør gjøres i rekkefølgen av betydning. Den første skisserer de viktigste dokumenter (ordrer, forskrifter eller andre administrative dokumenter). Nomenklaturen saker skal inneholde indekser og overskriftene til saker, betingelsene for lagring, for evakuering. Utvalget av saker som er godkjent av den etablerte orden i organisasjonen og avtalt med offiser av Statsarkivet i regionen. På slutten av året i tolltariffen utstedt endelige posten viser antall saker som ble åpnet i løpet av året i hver kategori. Filing tilfeller av permanent arkivering eller avhending av midlertidige lagrings tilfeller (ved forfall) er gjennomført i henhold til etablert innen ordre på kontorarbeid i organisasjonen høyre.