Forretningsprosess - hva er dette? Design, simulering, optimalisering av forretningsprosesser

Moderne metoder for selskapets ledelse er stadig låne utenlandske teknikker og teknologier. Og ikke fordi det er moderne, men fordi det er praktisk og effektiv. En av disse metodene bryter alle rutinearbeid på elementære komponenter og beskriver i detalj hver mottatt en forretningsprosess. Det tar mye tid, men utledet ordningen gjør det mulig å finne og svakheter og altfor oppsvulmet ansvar og oppgaver tydelig. Når tilbringe tid ledelse kan delegere noen av sine ansvarsområder ned stigen, frigjør deg selv tid til strategisk planlegging.

Livet etter planen

En annen ting er at de ansatte i selskapene ofte ikke forstår betydningen av denne prosedyren, og tar imot viljen til ledelsen å identifisere viktige forretningsprosesser. Likevel, i økende grad må vi forstå modellering og beskrivelse av elementære driften av hver enhet, og selv ansatte. Enda verre, hvis staten selskapet det er ansatte som studerer selskapets forretningsprosesser. De ustanselig om noe de spør, distrahert og ellers interfererer med gjennomføring av direkte funksjonelle ansvar for alt personell. Hva gjør jeg?

La oss starte fra avstand. Hver morgen, før de fleste av oss en oppgave - å komme på jobb. For sine vellykkede løsninger trenger tid til å våkne opp, komme sammen og finne sted i noen transport (om det er en personbil eller en t-bil). Deretter kan hver komponent bli brutt ned i mindre prosedyrene for å våkne opp i tide, kan du angi en alarm, og du kan få noen til å vekke deg, etc. Uansett hvilken metode avgjørelsen resultat (betimelig oppvåkning) er nådd ... Men økningen, avgifter og måten å jobbe med forskjellige metoder løsninger og sluttresultatet. Egentlig kom vi til den første definisjonen.

For hva det er alt du trenger

Så, forretningsprosessen - en bestemt sekvens av enkle tiltak som omdanner ressurser til et nyttig sluttprodukt. I vårt eksempel av livet, er det tre forskjellige prosesser, som hver krever sin egen inngang informasjon og etter noen manipulasjon fører til ønsket resultat. Gå til selskapet. Uavhengig av virksomheten i hvert selskap arbeidet bestemmes av profesjonelle relasjoner til ansatte: overføring av informasjon, definisjonen av behovet for produktet, analyse av produksjon og ressurser, etc. Og det er viktig å merke seg at alle de ovennevnte har en verdi bare hvis tre vilkår er oppfylt ..:

- Informasjon som gis til interessert i henne ansatt;

- dette er gjort til rett tid;

- i hvilken form informasjonen er presentert, er ganske enkel og grei.

For å oppsummere det ovenstående, kan det argumenteres for at virksomheten prosessen - er flyten av informasjon, å svare på tre spørsmål: hva, hvor og når. Det er for at arbeidet ble utført jevnt og kontinuerlig, er det nødvendig å bestemme dets komponenter. I dette tilfellet vil det være duplisering av oppgaver, mangel på artist eller nedetid.

Når en klart definert forretningsprosess, opphører hver ansatt for å være uunnværlig. Husk hvor mange ganger måtte vente, da det vil være et sykehus (eller kommer tilbake fra ferie) noen av hans kolleger; i ditt fravær på telefonen bare ikke slutte å ringe, og alle prøver å finne ut hva og hvordan du gjør. Og hvis du svarer på en forespørsel om veiledning og gjorde en ganske detaljert beskrivelse av forretningsprosesser, kan du heie og rolig og slappe av, og noen ganger bare for lunsj ...

Slå til de formelle språk definisjoner, vil vi hevde at beskrivelsen av forretningsprosesser, selskapet setter disse målene:

• forstå den overordnede strukturen i organisasjonen og bestemme dynamikken i sin utvikling;
• identifisere aktuelle utfordringer og muligheter til å overvinne dem,
• etablere klart for alle deltakere (utviklere, brukere, kunder, etc ...) mål og målsettinger av systemet;
• formulere kravene til nødvendig programvare.

Selvfølgelig, av seg selv, beskrivelse av forretningsprosesser er av ingen interesse. Men her er det for reengineering - den primære oppgaven. Bare ved å forstå strukturen i forholdet, og måten informasjonsflyt, kan vi snakke om revurdere den semantiske belastningen av både bedriften og de enkelte divisjoner. Men omorganiseringen bør gjennomføres for å oppnå noen mål: å forbedre kvaliteten på kundeservice; kostnadsreduksjon; som gir større frihet i beslutninger utøvere (reduksjon av det gjelder ytelse av verk) og t. d.

enkel klassifisering

Oftest, behovet for å beskrive informasjonsforretningsprosesser vises i foretak med funksjonell orientert struktur. Det faktum at de mål og målsetninger for ulike avdelinger kan være i konflikt med hverandre. Dette vil føre ikke bare til en reduksjon i selskapets lønnsomhet, men også til sitt tap av konkurranseevne.

Den moderne tilnærming til ledelse er stadig en prosess i naturen. Alt arbeidet betraktes som et bestemt sett med prosesser (som hver består av ett eller flere elementære operasjoner). For å formalisere og standardisere tilnærmingen kategorier slike prosesser (klassifiseringen finner sted i forhold til produktets verdiøkende):

• grunnleggende - de der selskapet mottar inntekt: produksjon, markedsføring, forsyning;
• kontroll - de som setter mål og målene for avdelinger og enkeltartister,
• støtte - de som gir produksjonsressurser, men det trenger ikke tilføre verdi til det endelige produktet: utarbeidelse og valg av personell, økonomisk støtte, rettssikkerhet, osv ...

Foruten de allerede nevnte uavhengig av den menneskelige faktor og forenklet tilpasning av nye medarbeidere, gjør beskrivelse av forretningsprosesser det mulig å effektivt håndtere driftskostnadene i selskapet.

egenskaper

Nå blir det klart at forvaltningsselskapet må ikke bare identifisere den tilhørende informasjonsflyt, men klart beskrive alle aktiviteter. Siden vi allerede vet at forretningsprosesser - er en del av den samlede arbeid, og går fra en person til en annen (innenfor funksjonell enhet eller ikke - spiller ingen rolle), og deretter gå videre til det faktum at alt i verden kan bli forent. En profesjonell aktivitet - enda mer.

Uavhengig av omfanget av hver forretningsprosessen kan beskrives med de samme egenskapene.

- Interface - dette er begynnelsen og slutten på en enkel operasjon.

- Eieren - ansatt i firmaet, som ikke bare har de nødvendige ressurser til å jobbe med, men også planer, analyser, styrer prosessen; og viktigst av alt - den er ansvarlig for resultatet.

- Logg inn - informasjonsmelding mottatt i noen form akseptert i bedriften, som avgjør behovet for informasjon og markerer begynnelsen av prosessen.

- Exit - informasjon eller materialisert del av produktet som forbrukes utenfor kunstneren klienten.

- Artist - de ansatte i selskapet, engasjert i den samme prosessen.

- Resources - materialet eller av aktivitetsinformasjon som ikke forandres under drift (og bare tjener til å transformere den inn informasjon i det endelige produktet).

- Kvalitetskontroll - bransje eller interne (laget av forvaltningsselskapet) indikatorer for å fastslå effektiviteten av arbeidet.

Obligatorisk utvalg av de elementære prosesser

Selvfølgelig må ikke hver selskapet være beskrivelse av forretningsprosesser. Likevel er det en rekke saker som ikke gjør uten at langtekkelig. Hva er de viktigste:

• Aktivitet av virksomheten er automatisert. I dette tilfellet betyr det forretningsprosesser diagram kundenes behov i vanlig språk programmerer.
• Forbedring av selskapets virksomhet. Ikke bare modernisering av utstyr og teknologi for å bidra til å forbedre det endelige produktet; optimalisering av forretningsprosesser gir en mulighet til å identifisere styrker og svakheter i arbeidet og ta nødvendige styringsløsninger.
• Sertifisering organisasjon for internasjonale standarder (ISO). Laget den samme for alle ansatte i kvalitetssikringssystemet.

Hvordan å sende inn en beskrivelse av kundens

Modellering av forretningsprosesser krever en beskrivelse av hvert element. Hvordan gjøre det smertefritt for organisasjonen? Tre hovedmetoder vedtatt i verden praksis: tekst, grafisk og tabell.

Tekstbeskrivelse innebærer alt av fremgang på en enkel og forståelig sekvens. Form og innhold kan være enten gratis (hvis du ennå ikke har utviklet internasjonale eller bransjestandarder) og regulert dokumenter. For eksempel: salgsavdeling sender regnskapsdokumentasjon for perioden i planavdelingen; ansatte i planavdelingen å gjennomføre analytisk arbeid å bestemme fordelingen og dynamikken i behovet for å gjøre justeringer i produksjon; resultatet av planleggingen avdeling overføres til markedsføringsavdelingen, hvor analysen av årsakene til vekst (fallende) salg og m. d.

Grafisk forretningsprosesser diagram gjør det mulig å visualisere resultatene av analysearbeidet. Ingen grunn til å minne om at den visuelle oppfatningen av informasjonen mest mulig effektivt. Derfor er alle typer tabeller og diagrammer gjør oss i stand til raskt å forstå hva som skjer og finne den riktige løsningen.

I tilfeller der den viktigste oppgaven med å reformere aktiviteter - optimalisering av forretningsprosesser, er det nødvendig å bruke en tabellform for å beskrive dem. Med det lettere å forstå sekvensen av trinn og retningen av flyten av informasjon. Typeplaten inneholder ikke bare en beskrivelse av funksjonen av vanlige enheter, men også grafer av innkommende og utgående dokument, ble tittel (kan angis som en hel enhet, og enkelte ansatte) og så videre. D.

Hvordan beskrive forretningsprosesser

Det er ikke nok til å gjennomføre analyse av forretningsprosesser. Det viktigste i denne saken er riktig, men på samme tid og enkel beskrivelse. For å begynne å artikulere navnet på prosessenhet. Dette vil bidra til å forstå dens egenskaper, ytelse og logikken i den samlede kjeden av produksjonsvirksomhet.

Da bør du spesifisere hvilken inngang opplysninger som kreves for forsvarlig gjennomføring av oppgaven, samt liste ressursen bestemmelsen. Den innspilte sekvens av enkle operasjoner, hvorav prosessen ikke vil gå glipp av, og ikke glem noe.

Modellering av forretningsprosesser kan ikke gjøre uten prosesseier og overvåking av gjennomføringen system. For å oppnå dette, bør det bemerkes i beskrivelsen av standard form av arbeidsinnsats og vise dokumenter som er sendt til følgende link. Hvis du forenkle beskrivelsen skal se slik ut: "... etter analyse av salg i perioden den ansatte planavdelingen fyller den etablerte form (tabell), som overfører til markedsavdelingen ..."

Et forenklet skjema av beskrivelsen av produksjonsprosessene

I kompilering beskrivelsene som oftest ansatte står overfor det faktum som ikke vet hvordan de skal verbalt kommunisere innholdet i sitt arbeid. Til forretningsprosesser systemet var klart og strukturert, kan du lage et notat. Det reflekterte spørsmål som må gi et klart og detaljert svar så mye som mulig. Så, hva er spørsmål?

• Hva? Den beskriver som spesifikt gjort i denne operasjonen.
• Hvorfor? Sender drift mål.
• Når? Det avgjør hvem som starter utførelsen.
• Hvem? Det refererer til bestemte artister.
• Hvordan? Det viser de nødvendige ressurser.

Business Process Development tyder på at du kan bruke alle måter å beskrive. Dermed får du den mest detaljerte arbeidsplanen. Grafisk utførelse vil avdekke forholdet av funksjonsenhetene, og en teksttabeller, og gi innholdet i hver operasjon. Dessverre er automatisering av forretningsprosesser ikke mulig uten denne tidkrevende forarbeid.

Hvordan å samle informasjon

I praksis er det kjent mange måter på hvordan du kan få den nødvendige informasjonen. Først må vi analysere forskriftsdokumentene som regulerer selskapets ansatte. Da bør gjennomføre personlige intervjuer med hver direkte gjerningsmannen for å beskrive innholdet i sitt arbeid. Videre å avgrense og avklare kontroversielle saker, konsulenter, må analytikere bruke overvåke gjennomføringen av forretningsprosesser.

Hvis en helhetlig tilnærming for å løse problemet, gjør automatisering av forretningsprosesser ikke virker så kjedelige og intetsigende øvelsen.

arbeidsgruppe

Og likevel, hvis den viktigste oppgaven av selskapet - automatisering av forretningsprosesser, og tiltrekke eksternt konsulentfirma ledelsen ikke har til hensikt å nødvendigvis reiser spørsmålet: "Hvor skal jeg begynne?" Det første trinnet er en arbeidsgruppe av selskapets ansatte. Det er ønskelig at medlemmer av arbeidsgruppen har gode analytiske ferdigheter og evne til å lytte. Faktisk, som allerede nevnt, det meste av arbeidet er å gjennomføre personlige intervjuer med forretningsprosesser utøvere.

Deretter må du gjøre et reelt bilde av funksjon av systemet. Som til modernisering av virksomheten arbeidet og bringe overskudd å snakke om perfekt restruktureringen er sannsynlig. Derfor er det nødvendig å fikse systemet og informasjonsflyt retning ved starten av optimalisering.

Hva er i beskrivelsen

For å unngå forvirring og tvetydighet i beskrivelsen av forretningsprosesser, eksperter anbefaler bruk av prosesskart. Denne standardiserte dokumenter som tillater å forene alle handlinger uavhengig av innflytelsessfære av kunstneren og kompleksiteten av de beskrevne operasjoner.

Omtalen kan deles inn i følgende komponenter:

• Prosessen enhetlig form (vanligvis en tabell);
• Forretningsprosessen kart (kan presenteres i hvilken som helst form - tekstbeskrivelse, en grafisk eller bord);
• veier (innkommende og utgående strømmer av informasjon, ressurser og økonomi);
• matriser av forskjellige prosesser (tabell interaksjonen mellom forskjellige prosesser som gjør det mulig å fordele primær- og sekundærstrømmer og drift);
• flytdiagram (flytdiagram av en forretningsprosess);
• detaljert tekstlig beskrivelse;
• dokumentere (skape dokumenter som bekrefter prosessutførelses);
• identifisering av indikatorer på en forretningsprosess (søkeytelsen og indikatorer, som kan styres ikke bare fremdrift, men også kvaliteten);
• forskrifter (med andre ord, stillingsbeskrivelsen).

indikatorer

Som har gjentatte ganger blitt påpekt, må enhver prosessen noe målt. Det er nødvendig først og fremst å vurdere effektiviteten i hele virksomheten. Oftest ekspertene anbefaler å teste forretningsprosesser i fire faktorer: tid, kostnad, kvalitet og kvantitet.

Men virksomheten prosessmodeller er dynamisk og variert. Så det er ofte ikke nok til å vurdere bare hastigheten på utførelsen av arbeidet; du må ta hensyn til arbeidsforholdene og bedriftens infrastruktur. I tillegg kan nesten alle industrien ikke eksistere uten leverandører, økonomi, logistikk og partnere. Dette er også målbare indikatorer.

Og, selvfølgelig, vi må ikke glemme om media og den menneskelige faktor. Jo større grad av trening, jo mindre tid det vil ta en anmeldelse instruksjoner og skrive inn informasjon.

I hjertet av de fleste av prinsippene for strukturell analyse og design (SADT - Strukturert analyse og design Technique) modellering metodikk er nå lagt, samt noen algoritmisk språk. Du kan snakke om eksistensen av flere sentrale forretningsprosesser analysemodeller:

- Business Process Modeling - faktisk, modellering - avslører funksjonelle aspektet av selskapet eksistens.

- Arbeid Flow Modellering - beskriver arbeidsflyten og ligner på tegning flytskjemaer.

- data strømningsmodellering - i motsetning til den foregående, beskrives en datastrøm (informasjon); Den er utformet for å frembringe en sekvens av operasjoner.

Shewhart syklus, Deming

Store forretningsprosesser (1C tillater deg å skille dem fra den generelle listen) er anbefalt å beskrive i et eget dokument som heter "Regler for produksjon arbeid." Alt som er av mindre betydning i naturen eller bestå av et lite antall enkle operasjoner, vanligvis beskrevet i stillingsbeskrivelser.

Ved utarbeidelse reglene må ta hensyn til forholdene i syklusen av kontinuerlig forbedring av selskapet (modell Shewhart-Deming). Dens bestemmelser hevder at optimalisering og forbedring - en endeløs prosess. Dvs. bestående av slike vedtak har nå håndtere en ond sirkel: planlegging, gjennomføring, kontroll, justering.

Ved utarbeidelse av reguleringen bør ta hensyn til de prinsipper som sikrer overholdelse modell Shewhart-Deming:

1. Beregningen av målene for den neste periode.
2. Analyse av dynamikken i avvik og dokumentasjon av de påståtte årsaker.
3. Fastsettelse av korrigerende operasjoner og analysere deres effektivitet.

Utviklingen av modellen skal være i samsvar med forretningsregler. Som generelt akseptert regler i favør av normative-hjemmel i den stat hvor selskapet opererer. Den andre modellen er grunnlaget for selskapets corporate policy.

Implementering av et kvalitetssikringssystem, må du ta vare på utvikling og harmonisering av forretningsprosesser. Som nevnt tidligere i denne artikkelen - er ikke alltid selskapets ansatte forstår viktigheten av modernisering i gang. Bringe til hver ansatt viktigheten av å skape en effektiv modell av forretningsprosesser - oppgaven med toppledelsen.

Tross alt, det er godt etablert og godt designet system vil ikke bare forenkle får nå i samsvar med internasjonale kvalitetsstandarder ISO 9001: 2008, men også betydelig forbedre effektiviteten av hver ansatt.

Begge disse faktorene føre selskapet for å øke konkurransekraften i markedet, noe som i sin tur har en gunstig effekt både for investorer og kunder.